Dans le secteur du bâtiment, où chaque projet est une course contre la montre et la précision, le numérique peut devenir un véritable allié. Mais comment embarquer dans cette transformation sans perdre de vue les spécificités de son métier ? C’est le défi relevé par notre client, une PME montpelliéraine spécialisée dans les travaux en hauteur.
Face à une croissance soutenue et de nouveaux marchés, l’entreprise a décidé de s’attaquer à un problème commun à de nombreuses TPE et PME du bâtiment : des outils numériques mal intégrés, coûteux, et chronophages.
Découvrez comment un diagnostic et un accompagnement personnalisé ont permis à cette société de simplifier son organisation tout en optimisant ses coûts.
Une entreprise ambitieuse confrontée à des outils mal adaptés
Basée à Montpellier depuis 2004, notre client s’est forgé une solide réputation dans les travaux d’accès difficile. Ces « alpinistes du bâtiment » interviennent dans des contextes aussi variés que les réparations de façades, les interventions industrielles ou encore les installations événementielles.
Avec une équipe d’une quinzaine de salariés qualifiés, la PME a su s’imposer grâce à son expertise et à sa réactivité. Cependant, l’obtention récente de nouveaux marchés a mis en lumière des lacunes organisationnelles :
– Multiplicité d’outils RH et de gestion non connectés entre eux.
– Ressaisies manuelles chronophages.
– Coûts élevés des solutions numériques en place.
L’objectif des dirigeants était clair : centraliser les processus, réduire les coûts et gagner en efficacité, tout en assurant une transition fluide pour l’équipe.
Première étape : diagnostiquer pour cartographier le terrain
Pourquoi un diagnostic ?
L’entreprise utilisait plusieurs logiciels indépendants (Naviwest, Praxedo, 123paie, QuickMS) qui fonctionnaient comme des îlots déconnectés. Résultat : des ressaisies interminables, des doublons, et une perte de temps coûteuse. Les dirigeants souhaitaient une vue d’ensemble pour envisager des solutions adaptées.
Comment ça s’est passé ?
Un état des lieux stratégique en seulement deux jours :
- Rencontre avec les dirigeants : Une immersion dans les besoins opérationnels et stratégiques de l’entreprise.
- Entretiens avec les salariés : Identification des points de friction dans l’utilisation quotidienne des outils.
- Synthèse en mode action : Réalisation d’un SWOT clair (forces, faiblesses, opportunités, menaces) et d’un plan d’action prévisionnel.
Les constatations clés :
- Coûts élevés : Les logiciels en place représentaient plus de 46 000 € par an, dont 27 648 € pour Naviwest.
- Ressaisies chronophages : Par exemple, les données issues de Praxedo devaient être retapées manuellement dans Naviwest, mobilisant plusieurs jours-homme par mois.
- Des outils RH archaïques : Les dossiers salariés étaient encore gérés sur papier, rendant chaque demande administrative fastidieuse.
Deuxième étape : un accompagnement sur mesure pour une montée en puissance
Après le diagnostic, place à l’action ! L’objectif : accompagner l’entreprise dans le choix des bons outils et leur mise en place, tout en minimisant les perturbations pour l’équipe.
La méthode en 5 étapes :
- Des ateliers collaboratifs :
- Identifier les attentes des dirigeants et les frustrations des salariés.
- Décortiquer les forces et limites des logiciels actuels.
- Un benchmark ciblé :
- Analyse des outils pouvant centraliser les processus RH et paie, avec une gestion automatisée des compétences et des entretiens.
- Création d’un cahier des charges :
- Définir les besoins techniques et fonctionnels pour éviter les mauvaises surprises.
- Planification rigoureuse :
- Élaboration d’un rétroplanning béton, intégrant migration des données, formations, et adoption progressive des outils.
- Gestion du changement :
- Communication et sensibilisation pour rassurer les équipes et faciliter l’adhésion.
Zoom sur les résultats concrets : une nouvelle cordée d’outils RH
Avant : une galère logistique
Le schéma RH avant intervention ressemblait à une épreuve de force :
- Pointages saisis manuellement dans Naviwest et Praxedo.
- Bulletins de paie générés par 123paie avec des exports manuels de Naviwest.
- Dossiers salariés sur papier, obligeant à des doubles saisies pour les congés et absences.
Après : une gestion (presque) automatique
Grâce au nouveau système proposé, l’entreprise a pu :
- Centraliser ses processus RH : Un logiciel unique gère désormais les dossiers salariés, les congés, les compétences, et la paie.
- Réduire les coûts de 25 % : Moins de logiciels, moins de doublons, moins de pertes de temps.
- Automatiser les tâches répétitives : Les ressaisies manuelles ont été divisées par deux, libérant plusieurs jours-homme par mois.
Un extrait des outils et méthodes adoptés :
- Nouveau logiciel RH : Intégrant paie, gestion des compétences, et suivi des entretiens.
- Formation des équipes : Accompagnement sur la prise en main et montée en compétences des salariés.
- Migration des données : Des fichiers papiers aux solutions numériques, le tout sans perte d’information.
Pourquoi ce projet fait sens pour le secteur BTP ?
Dans une industrie où chaque minute compte, le numérique est bien plus qu’un luxe : c’est une nécessité. Cette entreprise nous prouve que même avec une petite équipe, il est possible de :
- Optimiser son temps : Automatiser les tâches chronophages pour se concentrer sur le cœur de métier.
- Réduire ses coûts : Des outils bien choisis sont vite rentabilisés.
- Gagner en sérénité : Centraliser et simplifier la gestion RH pour se libérer l’esprit.
Le mot de la fin
Si l’histoire de notre client résonne avec vos défis, sachez qu’il n’est jamais trop tard pour enclencher votre propre transformation numérique. Avec un diagnostic personnalisé et un accompagnement adapté, vous pouvez rationaliser vos outils, économiser du temps et de l’argent, et surtout, préparer votre entreprise pour l’avenir.
Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous pour un rendez-vous diagnostic gratuit.
Ensemble, faisons de vos outils numériques un levier de performance.