La digitalisation d’une entreprise est une étape qui peut sembler floue et brutale. En réalité, elle entraîne souvent des changements significatifs dans les processus, les habitudes et les outils. Mais qu’entend-on exactement par digitalisation d’entreprise ? Il s’agit de l’intégration des technologies numériques dans l’ensemble des activités d’une organisation, afin de transformer ses processus, d’améliorer son efficacité et de créer de nouvelles opportunités de valeur ajoutée. Et, soyons honnêtes, le changement n’est jamais facile à accepter !
Mais alors comment préparer vos équipes à faire face à cette transition numérique indispensable au développement de votre entreprise ?
Préparez la transition digitale auprès de vos équipes
Informez vos équipes sur la transition digitale envisagée
Plus que tout, c’est souvent le manque d’information qui engendre une crainte vis à vis du changement. Une fois que vous avez pris la décision d’entamer une démarche pour optimiser vos outils, informez vos collaborateurs d’une future refonte de vos pratiques en leur expliquant les raisons et les objectifs de celle-ci :
| » Nous avons de plus en plus de chantier depuis quelques temps, il est nécessaire, si on veut pouvoir suivre la cadence ainsi que l’augmentation de nos effectifs, de pouvoir piloter l’intégralité des chantiers et des équipes sur une même plateforme adaptée à nos besoins. De plus, d’un point de vue gestion, nous pourrons suivre en direct nos factures fournisseurs et devis clients, ce que, notre Excel actuel ne nous permet pas de faire. » |
Motivez vos équipes à accepter la transition digitale
Vos employés sont au courant, certes, mais n’adhèrent peut-être pas encore au changement. Il vous faut réussir à les convaincre pour que par la suite ils soient enthousiastes à cette idée.
Pour cela, appuyez vous sur des actions concrètes, sur des aspects qu’ils reconnaitront comme facilitants :
| « Nous sommes passés à coté d’une créance client pendant 6 mois parce que nous n’avions pas téléchargé la facture issue du fichier Excel. Avec la nouvelle solution, une fois le chantier terminé, la facturation et ses relances se feront automatiquement. La dernière fois l’équipe X a tourné pendant 30 min parce que le fichier Excel ne s’était pas synchronisé sur la tablette. Avec la nouvelle solution, vous aurez chacun un accès en temps réel aux données de nos clients ! » |
Instaurez une stratégie de transition digitale claire et maîtrisée
Définissez une vision claire de votre transition digitale
Il est nécessaire que vos employés comprennent comment ces changements vont être mis en oeuvre. Aussi, si vous faites appel à un prestataire externe, n’hésitez pas à le présenter à votre équipe, cela permettra également de faciliter l’échange d’informations pour comprendre l’intégralité des besoins et spécificités de votre structure – échanger avec les opérationnels terrains est une vraie mine d’informations sur l’utilisation concrète d’une solution digitale.
Parlez également des délais et du type de changement et l’impact que cela aura sur les équipes. Si ce changement nécessite une formation de vos collaborateurs, s’ils peuvent se projeter sur la fin de l’année avec les mêmes processus que d’habitude ou si dès la rentrée de septembre, ils seront mobilisé sur l’appropriation de nouveaux outils etc. Plus il y a de transparence, plus vite le changement sera accepté et bienvenu.
| « Pendant notre réunion de ce lundi, je tenais à vous informer que dans 2 semaines, Yann Lefebvre du cabinet Opens s’entretiendra avec moi. L’objectif est qu’il fasse un diagnostic de nos besoins en outils digitaux et surtout savoir si c’est pertinent pour nous d’entamer ce changement. À l’issue de cet entretien, on se réunira tous ensemble pour en discuter et pour que vous nous donniez également vos ressentis notamment sur le terrain. « |
Transition digitale : faites monter en compétences vos équipes
Regarder un poisson évoluer dans l’eau ne signifie pas savoir nager. Pour optimiser une nouvelle solution numérique, il faut savoir internaliser les compétences et pour cela, former les équipes à son utilisation.
| « Comme vous le savez nous avons installé un nouveau logiciel métier il y a un mois, certains d’entre vous m’ont fait remonté que son utilisation était assez compliquée, que vous ne vous sentiez pas à l’aise avec l’outil. La semaine prochaine, Yann Lefebvre, référent en transition digitale chez Opens, viendra vous former sur l’utilisation de l’outil. » |
Pérennisez votre transition digitale
Ancrez les nouveaux process et outils digitaux en interne
Les nouveaux processus et outils sont en place, vos équipes sont formés et ont accepté le changement. Ce n’est pas pour autant que votre travail de manager est terminé ! Pour sécuriser ces éléments, en plus d’analyser les KPIs de votre activité à la suite de la mise en oeuvre des changements, il vous faut vous tenir au courant des ressentis de vos collaborateur. Aussi, à court, moyen et long termes, demandez des feedbacks à vos équipes afin d’ajuster des process au besoin.
Et si on vous aidait ?
Accompagner ses équipes pour une transition digitale réussie est nécessaire. En adoptant une communication transparente, en formant à l’utilisation et en ancrant les nouveaux outils dans le quotidien, vous favorisez une transition douce et durable, tant pour le bien-être de vos équipes, que pour la pérennisation de votre investissement.
Multipliez vos chances de réussite pour cette entreprise en bénéficiant de nos compétences. Nous vous accompagnons à la fois sur les domaines des RH – dialogue social, conduite du changement, management d’équipe, etc. – que sur les aspects numériques – diagnostic numérique, installation de logiciel, audit de votre infrastructure, etc.
Contactez nous par e-mail contact@open-s.fr ou discutons de votre projet autour d’un café virtuel.
